Jakim systemem kontrolować czas pracy pracowników w firmie?

5
(1)

Prowadzenie należytej kontroli pracowników jest  w każdej firmie  niezbędne. To  sprawa istotna  zarówno  dla  zatrudnionych,  jak  i  dla  osób  pracujących  tylko  zleceniami  dla  klientów. Pracodawca  musi  stale  nadzorować  pracowników  pod  wieloma  względami  –  czasu  pracy, wykorzystywanych  przez  nich  zasobów,  jakości  wykonanych  zadań,  postępów  w  pracy.  Dlatego kontrola pracowników  ma  nie  tylko  na  celu  ich  dyscyplinowanie,  ale  też motywowanie  oraz docenienie tych najlepszych. Chociaż kontrola pracowników  nie  zawsze  kojarzy  się  najlepiej,  to  jednak  jest  ona  w  firmie niezbędna. Brak należytej kontroli pracowników będzie skutkował problemami z klientami, utratą kontraktów  oraz  gorszym  wizerunkiem firmy. Jeżeli  chodzi  o  profesjonalną  kontrolę,  jest  ona  w stanie  wykazać, jak  pracują pracownicy, jaka jest ich  wydajność  pracy, czy realizują  oni  zadania wyznaczone  przez  menedżera  lub  właściciela  firmy.  Należyta  kontrola  to  korzyści  także  dla pracowników – na jej podstawie ci najlepsi mogą uzyskać dodatkowe gratyfikacje.       Po  co  prowadzi  się kontrolę  pracowników  w  firmach?  Kontrolowanie  to  niezbędny element w realizacji każdego zadania, dodatkowo w firmach, które nie działają według projektów. Zatem kontrola pracowników ma za zadanie wykazanie, czy rzeczywiste działania pracowników pokrywają  się  z  tymi  zaplanowanymi.  W  efekcie  można  sprawdzić,  czy  zostały  osiągnięte oczekiwane efekty i jak przebiegają aktualnie prace. Zarządzanie pracownikami jest powiązane  z ich należytym kontrolowaniem. Bez tego nie uzyska się powodzenia. We  współczesnych  firmach rezygnuje się  ze ścisłej kontroli pracowników. Będzie  zbędna tylko wtedy,  gdy  pomiędzy  pracownikami  oraz  menedżerem  zjedzie  odpowiedni  stopień  zaufania Pracownicy muszą zdawać sobie sprawę, że to oni w pełni odpowiadają za swoje wyniki. Niestety niewiele  pracowników  spełnia  te  wymagania,  dlatego w  większości  nadal  konieczna  jest szczegółowa kontrola kadr.       Motywowanie  i kontrola pracowników  ściśle  wiążą  się  ze  sobą.  Jeżeli kontrolowanie wykaże, że nie wywiązują się z powierzonych zadań, ich tempo prac jest za niskie, wtedy możemy łatwo  dociec,  co  powoduje  pogorszenie  wyników  firmy. Sama  kontrola to  jednak  nie  wszystko, ponieważ daje ona tylko suche fakty o tym, ja przebiega postęp prac. Motywowanie i powiązane z nim  dyscyplinowanie  pracowników  może  dać  lepsze  rezultaty. Wówczas  menedżer  będzie  mógł należycie prowadzić wytyczone prace. Aby przeprowadzić kontrolę pracowników, trzeba pamiętać o tym, powinna być ona przejrzysta, także dla samych zatrudnionych. Jeżeli kontrola będzie prowadzona bez wyznaczenia z góry zasad, nie będzie należycie jawna, a wówczas może powodować to zmniejszenie zaufania pracowników wobec  firmy,  większe  konflikty  i  niższą  wydajność  ich  pracy.  Dlatego  podczas  prowadzenia czynności  kontrolnych  pracownicy  powinni  wykonywać swoje  czynności  naturalnie  i  czuć  się bezpiecznie. To daje także najbardziej szczegółowe wyniki.       Wspomaganie kontroli  pracowników  jest  obecnie  możliwe  dzięki  zastosowaniu dedykowanych  programów  komputerowych.  Z  nimi kontrola   będzie  przebiegała  znacznie wydajniej, będzie też dawała bardziej szczegółowe wyniki, aby  na ich podstawie  podjąć należyte decyzje. Nawet w mniejszych firmach rekomenduje się stosowanie takich programów – dostępne są one nieraz także  całkowicie za  darmo! Wystarczy tylko  zajrzeć  do  internetu, aby  dowiedzieć  się wszystkiego na temat właściwego nadzorowania pracowników. Do kontroli pracowników należy stosować programy dopasowane do biznesu, dlatego ich dobór powinien być prowadzony pod okiem doświadczonych doradców. Przed wyborem systemu, którego celem będzie kontrola pracowników, zaleca się przeprowadzić audyt. Wówczas można wykazać potrzeby  firmy,  czynności,  które  wymagają  wsparcia.  Wskaże  on  również,  czy  wdrożenie oprogramowania będzie korzystną inwestycją.  Przy  realizacji kontroli pracowników  podczas  wykonywania  projektów  trzeba  zawsze  wiązać wyniki z założonym wcześniej harmonogramem prac. W ten sposób będzie można sprawdzić, czy

zadania  zostały  przeprowadzone  terminowo.  Dlatego kontrola  powinna  być  prowadzona  z zastosowaniem  dopasowanych  do  tego  narzędzi.  Programy  do  zarządzania  projektami  są  mocno rekomendowane,  warto  również  pomyśleć  o  wdrożeniu  bardziej  zaawansowanych  systemów komputerowych, na przykład ERP.       Czy  są  różnice  pomiędzy kontrolą  pracowników  a  ich  monitorowaniem?  Nowoczesne spojrzenie na temat  wskazuje że tak. Dlatego często kontrola zastępowana jest  monitorowaniem wskaźników pracy, aby móc na tej podstawie zebrać informacje oraz zwiększyć odpowiedzialność pracowników. Wymaga to wykazania większego zaufania do pracownika, jest to więc zadanie dla obu stron. Gdy jednak uda się uzyskać sukces, można poprawić wydajność pracy oraz jej atmosferę.  Przeprowadzanie kontroli pracowników  dotyczy  różnych  sytuacji.  Na  niektóre  pracownik  nie musi wyrazić zgodny, na inne nie. Wśród tych, które nie wymagają zgody pracownika, jest między innymi  monitorowanie  komputerów,  poczty  elektronicznej  oraz  monitoring  wideo.  Oczywiście, kontrola pracowników musi być prowadzona przejrzyście – pracodawca nie może ukrywać faktu posiadania monitoringu w pracy. Wszystkie szczegółowe kwestie dotyczące kontroli pracowników są zamieszczone w regulaminach pracy, a często także w umowie.       Kontrola  zadań  oraz kontrola  pracowników  powinna  być  wykonywana  zawsze drobiazgowo.  Niemniej  należy  pamiętać  o  tym,  że kontrolowanie  powinno  być  prowadzone  z poszanowaniem  godności  ludzkiej  oraz  tak,  aby  nie  powodować  u  dyskomfortu  pracowników. Często  kontrola jest  dużym  problemem  w firmach,  w których pracownicy  mają stale  dostęp  do sieci i spędzają w niej czas mało produktywnie. Stały  dostęp  do  internetu  w  firmie  to  nie  lada  problem.  Może  go  rozwiązać  właśnie kontrola pracowników,  a  w  szczególności  ich  komputerów.  Takie kontrolowanie  jest  możliwe  do wykonania  tylko  zgodnie  z  przepisami  prawa.  Wówczas  kierownik  może  sprawdzić,  czy  jego pracownicy  spędzają  czas  produktywnie  zamiast  przeglądać  sklepy  internetowe  czy  portale społecznościowe.  Możliwe jest też zablokowanie dostępu do określonych stron.       Czy kontrola pracowników wpływa pozytywnie na wyniki pracy? Bez niej przedsiębiorca nie  uzyska należytych  wyników w  pracy,  zwłaszcza gdy  pracownicy  mają do wykonania  bardzo istotne  zadania,  na  które  są  wyznaczone  ramy  czasowe  i  budżet.  Dlatego  stała  kontrola  jest  po prostu  niezbędna,  bo  jeden  nieodpowiedni  krok  może spowodować  katastrofę.  Kontrola  może zapobiec takim zdarzeniom, dlatego jest ona sprawowana w większości firm. Ewidencjonowanie  czasu  pracy  to  istotny  element kontroli  pracowników.  Dlatego  jeżeli pracodawca będzie chciał uzyskać dobrą wydajność pracy, a tym samym zmniejszyć ryzyko strat związanych  ze  spóźnieniami  pracowników  oraz  ich  szybszym  wychodzeniem  z  pracy,  powinien zainwestować  w  odpowiedni  system  do  rejestracji  czasu  pracy.  Wtedy kontrola pracowników będzie  bardziej  efektywna, a  na  podstawie  danych  będzie  można  sprawdzić,  którzy  pracownicy lepiej wykonują swoje zobowiązania, a którzy muszą przygotować się na konsekwencje.

Jak oceniasz nasz artykuł?

5 / 5. 1

Dodaj komentarz