Prowadzenie należytej kontroli pracowników jest w każdej firmie niezbędne. To sprawa istotna zarówno dla zatrudnionych, jak i dla osób pracujących tylko zleceniami dla klientów. Pracodawca musi stale nadzorować pracowników pod wieloma względami – czasu pracy, wykorzystywanych przez nich zasobów, jakości wykonanych zadań, postępów w pracy. Dlatego kontrola pracowników ma nie tylko na celu ich dyscyplinowanie, ale też motywowanie oraz docenienie tych najlepszych. Chociaż kontrola pracowników nie zawsze kojarzy się najlepiej, to jednak jest ona w firmie niezbędna. Brak należytej kontroli pracowników będzie skutkował problemami z klientami, utratą kontraktów oraz gorszym wizerunkiem firmy. Jeżeli chodzi o profesjonalną kontrolę, jest ona w stanie wykazać, jak pracują pracownicy, jaka jest ich wydajność pracy, czy realizują oni zadania wyznaczone przez menedżera lub właściciela firmy. Należyta kontrola to korzyści także dla pracowników – na jej podstawie ci najlepsi mogą uzyskać dodatkowe gratyfikacje. Po co prowadzi się kontrolę pracowników w firmach? Kontrolowanie to niezbędny element w realizacji każdego zadania, dodatkowo w firmach, które nie działają według projektów. Zatem kontrola pracowników ma za zadanie wykazanie, czy rzeczywiste działania pracowników pokrywają się z tymi zaplanowanymi. W efekcie można sprawdzić, czy zostały osiągnięte oczekiwane efekty i jak przebiegają aktualnie prace. Zarządzanie pracownikami jest powiązane z ich należytym kontrolowaniem. Bez tego nie uzyska się powodzenia. We współczesnych firmach rezygnuje się ze ścisłej kontroli pracowników. Będzie zbędna tylko wtedy, gdy pomiędzy pracownikami oraz menedżerem zjedzie odpowiedni stopień zaufania Pracownicy muszą zdawać sobie sprawę, że to oni w pełni odpowiadają za swoje wyniki. Niestety niewiele pracowników spełnia te wymagania, dlatego w większości nadal konieczna jest szczegółowa kontrola kadr. Motywowanie i kontrola pracowników ściśle wiążą się ze sobą. Jeżeli kontrolowanie wykaże, że nie wywiązują się z powierzonych zadań, ich tempo prac jest za niskie, wtedy możemy łatwo dociec, co powoduje pogorszenie wyników firmy. Sama kontrola to jednak nie wszystko, ponieważ daje ona tylko suche fakty o tym, ja przebiega postęp prac. Motywowanie i powiązane z nim dyscyplinowanie pracowników może dać lepsze rezultaty. Wówczas menedżer będzie mógł należycie prowadzić wytyczone prace. Aby przeprowadzić kontrolę pracowników, trzeba pamiętać o tym, powinna być ona przejrzysta, także dla samych zatrudnionych. Jeżeli kontrola będzie prowadzona bez wyznaczenia z góry zasad, nie będzie należycie jawna, a wówczas może powodować to zmniejszenie zaufania pracowników wobec firmy, większe konflikty i niższą wydajność ich pracy. Dlatego podczas prowadzenia czynności kontrolnych pracownicy powinni wykonywać swoje czynności naturalnie i czuć się bezpiecznie. To daje także najbardziej szczegółowe wyniki. Wspomaganie kontroli pracowników jest obecnie możliwe dzięki zastosowaniu dedykowanych programów komputerowych. Z nimi kontrola będzie przebiegała znacznie wydajniej, będzie też dawała bardziej szczegółowe wyniki, aby na ich podstawie podjąć należyte decyzje. Nawet w mniejszych firmach rekomenduje się stosowanie takich programów – dostępne są one nieraz także całkowicie za darmo! Wystarczy tylko zajrzeć do internetu, aby dowiedzieć się wszystkiego na temat właściwego nadzorowania pracowników. Do kontroli pracowników należy stosować programy dopasowane do biznesu, dlatego ich dobór powinien być prowadzony pod okiem doświadczonych doradców. Przed wyborem systemu, którego celem będzie kontrola pracowników, zaleca się przeprowadzić audyt. Wówczas można wykazać potrzeby firmy, czynności, które wymagają wsparcia. Wskaże on również, czy wdrożenie oprogramowania będzie korzystną inwestycją. Przy realizacji kontroli pracowników podczas wykonywania projektów trzeba zawsze wiązać wyniki z założonym wcześniej harmonogramem prac. W ten sposób będzie można sprawdzić, czy
zadania zostały przeprowadzone terminowo. Dlatego kontrola powinna być prowadzona z zastosowaniem dopasowanych do tego narzędzi. Programy do zarządzania projektami są mocno rekomendowane, warto również pomyśleć o wdrożeniu bardziej zaawansowanych systemów komputerowych, na przykład ERP. Czy są różnice pomiędzy kontrolą pracowników a ich monitorowaniem? Nowoczesne spojrzenie na temat wskazuje że tak. Dlatego często kontrola zastępowana jest monitorowaniem wskaźników pracy, aby móc na tej podstawie zebrać informacje oraz zwiększyć odpowiedzialność pracowników. Wymaga to wykazania większego zaufania do pracownika, jest to więc zadanie dla obu stron. Gdy jednak uda się uzyskać sukces, można poprawić wydajność pracy oraz jej atmosferę. Przeprowadzanie kontroli pracowników dotyczy różnych sytuacji. Na niektóre pracownik nie musi wyrazić zgodny, na inne nie. Wśród tych, które nie wymagają zgody pracownika, jest między innymi monitorowanie komputerów, poczty elektronicznej oraz monitoring wideo. Oczywiście, kontrola pracowników musi być prowadzona przejrzyście – pracodawca nie może ukrywać faktu posiadania monitoringu w pracy. Wszystkie szczegółowe kwestie dotyczące kontroli pracowników są zamieszczone w regulaminach pracy, a często także w umowie. Kontrola zadań oraz kontrola pracowników powinna być wykonywana zawsze drobiazgowo. Niemniej należy pamiętać o tym, że kontrolowanie powinno być prowadzone z poszanowaniem godności ludzkiej oraz tak, aby nie powodować u dyskomfortu pracowników. Często kontrola jest dużym problemem w firmach, w których pracownicy mają stale dostęp do sieci i spędzają w niej czas mało produktywnie. Stały dostęp do internetu w firmie to nie lada problem. Może go rozwiązać właśnie kontrola pracowników, a w szczególności ich komputerów. Takie kontrolowanie jest możliwe do wykonania tylko zgodnie z przepisami prawa. Wówczas kierownik może sprawdzić, czy jego pracownicy spędzają czas produktywnie zamiast przeglądać sklepy internetowe czy portale społecznościowe. Możliwe jest też zablokowanie dostępu do określonych stron. Czy kontrola pracowników wpływa pozytywnie na wyniki pracy? Bez niej przedsiębiorca nie uzyska należytych wyników w pracy, zwłaszcza gdy pracownicy mają do wykonania bardzo istotne zadania, na które są wyznaczone ramy czasowe i budżet. Dlatego stała kontrola jest po prostu niezbędna, bo jeden nieodpowiedni krok może spowodować katastrofę. Kontrola może zapobiec takim zdarzeniom, dlatego jest ona sprawowana w większości firm. Ewidencjonowanie czasu pracy to istotny element kontroli pracowników. Dlatego jeżeli pracodawca będzie chciał uzyskać dobrą wydajność pracy, a tym samym zmniejszyć ryzyko strat związanych ze spóźnieniami pracowników oraz ich szybszym wychodzeniem z pracy, powinien zainwestować w odpowiedni system do rejestracji czasu pracy. Wtedy kontrola pracowników będzie bardziej efektywna, a na podstawie danych będzie można sprawdzić, którzy pracownicy lepiej wykonują swoje zobowiązania, a którzy muszą przygotować się na konsekwencje.